O eSocial transformou a maneira como as empresas lidam com as suas responsabilidades trabalhistas, previdenciárias e fiscais, simplificando e consolidando vários procedimentos.
Todas as informações referentes aos colaboradores são transmitidas de maneira digital, seguindo padrões e em tempo real, prevenindo erros e retrabalhos. Isso engloba dados sobre contratações, afastamentos, períodos de férias, desligamentos, folhas de pagamento, entre outros.
A adesão do eSocial é obrigatória para todas as empresas, e o não cumprimento pode resultar em multas e penalidades. Por essa razão, é essencial compreender o funcionamento do sistema. Confira como o eSocial pode influenciar a dinâmica da sua empresa.
O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) foi criado pelo Governo Federal em 2014 com o objetivo de consolidar informações dos colaboradores em uma única plataforma. O eSocial também é parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped).
Antes de sua implementação, os dados fiscais, trabalhistas e previdenciários eram enviados por diferentes meios, como formulários específicos da Receita Federal, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e Ministério do Trabalho.
O cronograma de implementação do eSocial é gradativo, dividido em grupos, considerando faturamento e as seguintes características:
Grupo 1: empresas com faturamento acima de R$78 milhões em 2016.
Grupo 2: empresas com faturamento igual ou inferior a R$78 milhões em 2016, além de não optantes pelo Simples Nacional.
Grupo 3: entidades empresariais e pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional em julho de 2018, incluindo empregadores de pessoa física e produtores rurais.
Grupo 4: órgãos públicos federais e organizações internacionais atuando como entes públicos.
Ao todo, 15 obrigações foram substituídas pelo eSocial:
O eSocial, embora desafiador, oferece maior eficiência e transparência na gestão de informações, consolidando procedimentos e facilitando a conformidade das empresas com suas obrigações legais.
Se atentar ao cronograma, compreender grupos e eventos, e assegurar a entrega correta são fundamentais para uma integração bem-sucedida com o eSocial.
Os eventos do eSocial são uma nova forma de enviar informações sobre trabalhadores com contrato celetista aos órgãos de controle.
Estabelecido pelo decreto 8373/14, inicialmente destinado ao cadastro e gestão de dados de empregados domésticos, tornou-se obrigatório para todos os segmentos do eSocial. Confira quais são.
Os eventos de tabelas identificam empregadores, contribuintes e órgãos públicos, incluindo:
Os eventos periódicos apuram informações previdenciárias, contribuindo para cálculos precisos. Incluem:
Já os eventos não periódicos estão relacionados a ocorrências específicas, como:
O eSocial também tem algumas funcionalidades que podem auxiliar os empregadores em consultas, fechamentos e até alterações cadastrais.
Ao cadastrar um novo colaborador no eSocial, a ferramenta automaticamente verifica divergências nos dados entre o Cadastro de Pessoas Físicas e o Número de Identificação Social, garantindo informações precisas.
Empresas podem encerrar a folha de pagamento diretamente no portal, selecionando o ano e o funcionário desejado. O documento inclui detalhes como salário, descontos, data de pagamento e benefícios do INSS, simplificando o processo.
O eSocial permite o informe de rendimentos dos funcionários, facilitando a apuração do Imposto de Renda pela Receita Federal e tornando o processo transparente e eficiente.
Adicionar ou modificar dados cadastrais da empresa junto ao Governo também ficou mais fácil. Basta acessar o menu "Empregador" e selecionar "Dados do Empregador/Contribuinte."
O eSocial representa, na verdade, uma oportunidade valiosa para as empresas. As mudanças implementadas visam diminuir a burocracia, eliminar a papelada e permitir a integração eficaz de várias áreas dentro da empresa.
A integração é notável, já que o eSocial conecta diversos setores, como Departamento Pessoal (DP), Recursos Humanos (RH) e contabilidade. Isso evita a redundância de dados e promove eficiência nas informações enviadas para órgãos como Caixa Econômica, Ministério da Previdência Social, INSS e Ministério do Trabalho e Emprego.
Além disso, os processos tornam-se transparentes para o governo, instituições financeiras, clientes e fornecedores. O eSocial evidencia a idoneidade da empresa, tornando seus procedimentos mais visíveis e confiáveis.
O sistema também elimina a necessidade de lidar com diferentes formulários, simplificando processos como CAGED e RAIS. A transmissão das informações é realizada pelo sistema de folha de pagamento, resultando em uma considerável diminuição da burocracia.
No cumprimento dos direitos trabalhistas, o eSocial desempenha um papel crucial, contribuindo para assegurar os direitos dos funcionários. Isso não apenas garante colaboradores mais produtivos, mas também previne multas e passivos trabalhistas. O sistema facilita o acompanhamento do histórico do colaborador, simplificando processos como aposentadoria.
Outro benefício para as empresas é que a recuperação de dados evita multas e penalidades, já que o eSocial armazena as informações transmitidas, proporcionando acesso fácil e rápido a dados comprovativos em caso de dúvidas por parte do governo, empresas ou funcionários.
Empresas desatentas ao calendário de obrigações enfrentam penalidades, como multas por falta de informações na admissão (R$ 402,53 a R$ 805,06 por trabalhador), omissão de Atestado de Saúde Ocupacional (R$ 402,53 a R$ 4.025,33) e não relato de acidentes de trabalho (varia conforme o salário de contribuição).
O eSocial pode ser acessado por meio do Portal do eSocial, disponibilizado pelo Governo Federal. Existem dois módulos de acesso disponíveis: Simplificado e Web Geral. A entrada pode ser efetuada mediante a inserção de dados pessoais, como CPF, Código de Acesso e senha ou através do Certificado Digital.
Acessível para empresas e Empregadores Pessoa Física. O acesso é realizado por meio do login no Gov.br, sendo necessário realizar um cadastro prévio (um único cadastro) e utilizar o Certificado Digital. Empresas optantes pelo SIMPLES, com até um empregado, e Microempreendedores Individuais (MEI) podem acessar informando CNPJ, código de acesso e senha.
Destinado ao Empregador Doméstico, Microempreendedor Individual (MEI) e Segurado Especial. O acesso pode ser efetuado de duas maneiras:
• Informar CPF/CNPJ, código de acesso e senha;
• Utilizar o login no Gov.br.
O eSocial, embora desafiador, proporciona maior eficiência e transparência na gestão de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, unificando procedimentos e facilitando a conformidade das empresas com suas obrigações legais.
Ficar atento ao cronograma, compreender os grupos e tipos de eventos, e assegurar a entrega correta das informações são passos cruciais para uma integração bem-sucedida com o eSocial.